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Gestores y Archivos Documentales, Imperativo en la Sanidad del Siglo XXI

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De todos es conocida la implantación de los sistemas de información en el mundo sanitario. De hecho en la mayoría de las conferencias, charlas, reuniones de trabajo, etc., en las que participamos resulta incuestionable que al enfocar cualquier proyecto deberemos evaluar el impacto de los cambios en la organización y la integración de esos cambios con los sistemas de información del centro u organización en cuestión.

Esto es una realidad que nos encontramos, pero, desafortunadamente esta realidad choca con f6octu12otra coyuntura no menos cierta que se plantea en el día a día cuando visitamos centros sanitarios con enormes archivos no digitalizados, compuesto por enormes salas llenas de carpetas con miles de papeles, rollos de pruebas cardíacas, radiografías, o cuando leemos prestigiosos estudios que revelan que un 88% de las organizaciones carecen de operativas eficientes de archivo para localizar el dato necesario en el momento preciso (IDC).

Estamos de acuerdo en que el coste de la digitalización y su almacenamiento no es un asunto baladí pero, ¿nos autoriza esta simple cifra a desdeñar el valor de la información?, ¿hemos analizado el dinero que perdemos por una mala gestión de nuestros datos?, ¿la rentabilidad que podríamos sacar de ellos?, ¿el tiempo que nos ahorraríamos?, ¿el aumento de la productividad que supondría? Creo que con las capacidades que contamos actualmente para analizar la información no estudiar esta oportunidad  por parte de cualquier organización resultaría un error imperdonable.

En primer lugar deberíamos considerar el impacto ecológico de almacenar la información en soportes físicos como papel y película radiográfica, sin control ninguno en las mayoría de los casos, y con los correspondientes costes en sistemas de contención de incendios que las salas destinadas a tales efectos deberían tener, todo ello más allá del riesgo que conlleva (deterioro información, incendio, robo, toxicidad…)

Superada esa parte más doméstica, que no deberíamos menospreciar ¿cuál es el valor de la información allí contenida? El valor de esa información es incalculable, ampliando el histórico de nuestro archivo accesible e indexable hasta límites increíbles. No solo por el conjunto de los datos que nos aportaran estadísticas más fiables y ampliará nuestra capacidad de predicción y generación de alarmas, también de manera específica pudiendo buscar ejemplos, casos o episodios en rangos de tiempo hasta ahora desconocidos. Son algunas las instituciones que ya han incorporado todo su histórico a su gestor documental pero aún estamos en el inicio de la completa integración.

Es cierto que el gasto de estructura, licencias, equipamiento, etc., de los gestores documentales, unido al enorme volumen de datos que en el sector sanitario se manejan hacen que el espacio y su uso sea lo más optimizado posible; pero es igualmente cierto que con la aparición de los archivos documentales  podemos en un coste realmente accesible tener toda la información y con índices de compresión de 50 a 1. Sí, 50Gb de información convertido en 1 Gb.

No deberíamos contar con este archivo documental para información modificable y activa cuyo lugar deberá ser el gestor documental, pero toda aquella información que ya se ha convertido en una foto fija, toda aquella información que no sufrirá modificaciones pero nos aportará gran valor en su consulta tiene su espacio en esta nueva modalidad de archivo documental. Este archivo conservará muchas de las ventajas del gestor documental, como son el acceso al dato y control de la información en todas sus modalidades, pero se aparta de los costes de licencia y necesidades de equipamiento e integración de los gestores documentales. HP EXstream, DocPath, Documentum, cualquiera de las opciones es válida y competitiva con el respaldo de organizaciones como Teknei, IBM o EMC para la integración en el HIS de cualquier Centro Sanitario.

Ya no existe la excusa; para continuar el camino que estamos recorriendo, necesitamos contar con la mayor cantidad de información posible y además que sea accesible, no solo a los equipos de sistemas o gestores de los centros sanitarios, sino a todo el personal, gestor, especialista o del tipo que sea que interactúe con los recursos del centro sanitario.innovacion-tecnologia-equipamiento-hospitales-02

No sé sideberá formar parte del presupuesto como un gasto a afrontar o deberían hacer el ejercicio de conocer cuál es el valor de esa información que tienen aparcada en los sótanos, pero, en cualquier caso, y en beneficio de los pacientes, profesionales y en general el entorno sanitario, no deberán renunciar a un recurso de alto valor: Conocimiento y Experiencia.

Los centros sanitarios de referencia deben elegir entre, recoger el guante del compromiso con la información y sus procesos digitales, consolidando con este valor su posición en el mercado; o de lo contrario ir a remolque con archivos incompletos.

José Ramón Cañamero
Responsable e-Health IBO-MTP

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